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PONER LA CUENTA A CERO

Tenemos cierta obsesión en que nuestra bandeja de correo esté a cero o que todos los correos estén leídos.

Te voy a decir un secreto: NO TODOS LOS CORREOS SON IGUALES Y NO TIENES QUE LEER TODOS. Ahí queda eso, en los siguientes puntos te explicaré que quiero decir.

QUE EL CORREO NO SEA TU PRIMERA OPCIÓN, NO DEJES NUNCA QUE EL MAIL TE MARQUE TU AGENDA

Si quieres realmente ser productivo, avanzar en la vida y no entrar en el caos, nunca, y repito, nunca abras el correo lo primero por la mañana (este consejo, como todos los demás, es extensivo al WhatsApp, Facebook, twitter, pero bueno, hablamos de correo solamente, tú sabrás).

Si lo abres a primera hora el correo o las otras aplicaciones lo único que haces es intoxicando una parte de tu vida, ya que en vez de concentrarte en lo importante entras en la vorágine del mundo y te dejas arrastrar por sus aguas turbulentas sin asidero al que cogerte o barco donde apoyarte.

Con este consejo, puedes avanzar mucho en la vida, si lo primero que haces en tu día es un objetivo que te lleve a tus sueños. Puedes dedicar la primera hora que dedicabas al correo a una pequeña meta, lo que hará que te enfoque al año en al menos 300 metas, que seguramente son muchas más de las que hacías antes cuando el correo era tu primer plato del día.

Si dedicas tu primera hora a cualquiera de tus sueños, ya no te dejarás arrastrar por el rio de incertidumbre o pesimismo, si no que empezarás el día sabiendo que has dado un paso más hacia tus sueños.

REVISAR DOS VECES AL DIA EL CORREO

 RECUPERARTE DE LA ENTRADA DE CORREOS NUEVOS, UN VERDADERO DESAFIO

Suena un pitido y sabes que está ahí, no tienes que mirar, lo sabes, está ahí, el aviso de un correo nuevo, puede ser el símbolo de un sobrecito o cualquier otra cosa, y la tarea que estabas haciendo ahora se va al garete, aunque no lo puedas evitar. Tu atención se ha dividido, y aunque no quieras verlo ahora ya estás pensando que será.

Y así no hay forma. Científicamente se ha comprobado que puedes tardar entre 5 a 15 minutos en recuperar el enfoque en lo que estabas haciendo después de una interrupción. Y para mí, no hay mayor interrupción que el correo.

Por mucho que quieras, si entras a revisar un correo, aunque pienses que va a ser un momento, sabes muy bien que es lo mismo que cuando vas a entrar en una página web por si hay algo nuevo, al final te lías y te lías hasta que de repente ha pasado media hora o una hora. Se te ha ido el tiempo y encima no te has dado cuenta.

Evita la tentación y corta esto cuanto antes. Ahora te explico cómo…

 QUE EL CORREO NO SEA TU BRÚJULA EN TUS DECISIONES

Al leer los correos continuamente y no dos veces al día, tiendes a cambiar de decisiones continuamente sin llegar a nada. Te entra un correo con nueva información y ya dudas de la decisión que tomaste en el correo anterior sobre lo que tenías que hacer hoy. Te hace cambiar tus prioridades a cada momento.

Leerlo menos veces te hace tomar decisiones y enfocarte en lo que estás haciendo, provocando que finalices lo que consideraste en ese momento que era lo más importante de hacer.

Hábito a implementar ya: elimina los avisos tanto en móvil como en ordenador de entradas nuevas de correo electrónico (extensivo a WhatsApp, Facebook y demás).

En realidad, aunque el móvil es una herramienta maravillosa, no lo es tanto el uso que le damos. En vez de ayudarnos a contactar con la gente y estar siempre en conexión con el mundo, es toda la gente y el mundo los que nos solicitan nuestro tiempo a todas horas con sus múltiples avisos. Estos avisos te causan estrés y ansiedad en la creencia poco infundada de que te necesitas ver que mensajes requieren una respuesta inmediata.

En el iPhone por ejemplo lo tienes en el apartado Notificaciones en Ajustes. Te sorprenderá la cantidad de avisos de distintos modos que una sola aplicación te puede mostrar. Quítalos todos y agradécemelo más tarde.

Hábito a implementar ya: Elimina cualquier aviso (excepto de llamadas de teléfono) de tu móvil cuanto antes y saborea el silencio por una vez en tu vida: Facebook, WhatsApp, Instagram, twitter, YouTube, LinkedIn, Pinterest…, y agenda su revisión alguna vez a la semana. Créeme, no te perderás mucho si tienes claras tus prioridades y tus objetivos en la vida.

 CUANTO Y CUANDO REVISARLO, EL VERDADERO DESAFIO

Para algunos va a ser un mal trago, les va a temblar el pulso, van a tener síndrome de abstinencia, pero no hay otra forma. Tienes que revisar el correo solo dos veces al día, si eres una persona que no depende de su correo para trabajar. Si tu trabajo depende del correo, te sugiero que como mucho cinco veces al día, y que el tiempo dedicado entre medias te concentres en sacar trabajo productivo adelante.

Observa si quieres a la gente, es un verdadero voyeur de los tics automáticos que tiene la gente. Se levanta por la mañana y ya están mirando el correo (o el WhatsApp que es más peligroso si cabe que el correo, yo los pongo a la misma altura), o están en una comida con su BlackBerry encima de la mesa y cortan la conversación porque “disculpa, es un correo del trabajo y mi vida es más interesante que lo que me estás contando y tengo que atender esto que es a vida o muerte y no puede esperar 20 minutos”, observa bien, fíjate en todas esas personas alrededor tuya con esos automatismos sin sentido de mirar continuamente la pantalla cada vez que entra un correo o WhatsApp y ahora que lo has visto, serás capaz de ver que tú también lo haces.

Con este consejo, puedes ahorrarte cientos de horas. Si no lo sabes, puedes tardar entre 5 a 15 minutos en volver a estar concentrado. Pongamos que son 5 minutos y que te llega un aviso cada 15 minutos, eso son 4 avisos en una hora y 20 minutos de desconcentración. En una jornada normal de 8 horas, serían 160 minutos de desconcentración e interrupciones.

Si lo revisas 2 veces al día, en el mejor de los casos y es que no dependas del correo, y tardas una media hora con el sistema que te explicare en los siguientes puntos, sería 1 hora de revisión y 10 minutos de desconcentración.

Aquí lo que te tienes que dar cuenta es que a lo mejor revisando cada vez que entra un correo y revisando 2 veces al día te cueste el mismo tiempo total, pero es el tiempo de desconcentración lo que te tiene que importar.

En revisión cada vez que entraba, tenías 160 minutos de desconcentración y en el sistema de dos veces al día, tan solo 10 minutos, por lo que tienes una diferencia de 150 minutos al día, que serían si haces los cálculos, más de 750 horas al año pérdidas. En 750 horas te daría tiempo a hacer dos masters y sacar buena nota, tan solo digo eso.

Consejos

  1. Desintoxícate poco a poco, si consideras que tu trabajo depende del correo primero apunta en un bloc de notas cuantas veces lo revisas en un día normal, apunta una rayita cada vez que entres, a lo mejor te sorprendes.
  2. Ahora lo que vas a hacer es reducirlo a una vez cada hora, ponte una alarma cada hora desde que entras en el trabajo hasta que sales y cada vez que suene, arranca el programa de correos y deja que entren.
  3. Cuando veas que te manejas bien con los consejos anteriores y con los que te daré en los siguientes apartados, vete aumentando el tiempo en 15 minutos, hasta que solo lo revises cada 4 horas, lo que daría tres revisiones al día, al comenzar la jornada, a mitad de la jornada y al finalizar la jornada
  4. Si ya quieres ir más allá, si aplicas todos los consejos que aquí expongo, puedes llegar a revisar dos veces al día.
  5. Para verdaderos profesionales del manejo del correo, solo una vez al día es más que suficiente, yo personalmente lo reviso una vez cada 3 días el personal y 2 veces al día el profesional, y no tardo más que quince minutos en cada una de esas tandas de trabajo.

 

Lo que ves en las anteriores imágenes son distintos momentos de realidad de mi vida. Antes, cuando desconocía todos estos procedimientos, revisa a primera hora y no paraba hasta la última hora, intoxicando mi mente con información con la que no podía hacer nada en esos momentos pero que me llenaban de preocupaciones antes de irme a dormir.

Como puedes ver, las interrupciones eran constantes y el tiempo libre para poder desarrollarme como persona tanto en lo profesional como lo personal eran imposibles.

Después, cuando apliqué de forma científica los métodos de manejo de correo, viendo lo que realmente funcionaba y lo que no, pude revisar tan solo tres veces al día, y como ves, por las franjas blancas, mucho más tiempo para mi desarrollo para la sociedad. Y actualmente, después de pulir muchísimo mis técnicas, tras varios años, sólo lo reviso una vez cada 3 días.

Sigo puliéndolo y sigo aprendiendo, y confío que dentro de no mucho, sólo tenga que revisarlo 1 vez a la semana y que todo vaya perfectamente. Con ello, seguiré ganando horas a mi vida para hacer lo que realmente quiero hacer y así ayudar más a los demás.

Agenda la revisión de tu correo

Un consejo fundamental, no dejes a tu ‘memoria’ la revisión de correos. Agéndalo a unas horas concretas del día y que lo puedas mover así ocurran urgencias (y solo urgencias). Bloquea al principio 1 hora, pero más adelante deberías conseguir hacer todo en 30 minutos o incluso menos.

No te sientas mal por no contestar inmediatamente

Conozco a mucha gente que enseñaba estas técnicas que se sentían mal por no contestar inmediatamente a sus mensajes (esto es extensivo al WhatsApp, al twitter, a sus comentarios del blog que estaban escribiendo…). Deberías explicar a la gente que te manda correos que sólo contestas a determinadas horas. Debes enseñarles que no estás todo tu día viendo el correo, a muchos les sorprenderá porque ellos si lo hacen. Tu olvídate, concéntrate en lo importante, que es la búsqueda de tus objetivos y sueños.

No debes, por quedar bien, estar pendiente y con tu correo abierto todo el día. Al final de la vida podrás decir dos cosas: conteste a todos inmediatamente, mira que bueno era pero que frustrado me sentí de no avanzar en la vida… o … conseguí alcanzar mis sueños con todo el tiempo libre que tenía y soy feliz.

Tú decides.

Pomodora tu correo

La técnica del Pomodoro (su nombre viene de los relojes en forma de tomate para cocinar) es muy útil en estos casos.

Una vez abierto el correo, si no tienes cuidado te liarás sin darte cuenta y lo que iba a ser 30 minutos de pura concentración, se convertirán en horas de un sin sentido.

Pon una alarma o un cronometro a 25 minutos y empieza. En cuanto suene la alarma, da un último repaso por si ha entrado algún correo importante y vete ya… y a esperar al siguiente turno de revisión de correo.

Gestiona las tareas de tu correo

Cuando tengamos un correo que tengamos que gestionar nosotros y no podamos delegar a nadie más tenemos que seguir los siguientes pasos, si dicho correo tiene tareas por hacer:

  1. Haz una lista de todas las tareas necesarias para completar las peticiones de dicho correo.
  2. Añade a tu lista de cosas por hacer dichas tareas, si alguna es necesario hacerla en una fecha en concreto, agéndalo.
  3. Da una respuesta a la persona que te escribió diciendo el plazo que puedes tener hechas dichas tareas.
  4. Si es importante y tiene un plazo determinado pon dicho correo en tu carpeta de Correos Muy Importantes o si tiene una fecha aproximada, agenda un recordatorio previo para revisarlo.

 EVITA LOS CORREOS EN GRUPO

No deberías abrir o gastar tu tiempo en un correo que no vaya directamente dirigido a ti. Si es un correo en el que está más gente y no te señalan a ti como el receptor del mensaje ya sea porque eres el destinatario principal, o que en la primera frase del correo te nombren, elimínalos.

Estos correos, si realmente te pertenecen, te terminarán llegando, si no conviértete en un “ignoramus” profesional, y aduce la gran cantidad de correos que tienes que no te distes cuenta que ese era para ti teniendo en cuenta toda la gente que estaba metida y que no te nombraban a ti, pensaste que no tenías nada que ver…

Aplícate la norma a ti mismo, cuanta más gente pongas en un correo menos gente te hará caso. Manda la información necesaria a las personas necesarias y no más allá, y si necesitas algo de una persona en concreto, escríbela solo a ella y no añadas a nadie más.

Si aun así recibes y debes leer un correo de un grupo y tienes que dar una respuesta a una persona con dicho correo, asegúrate que toda la información de dicho correo es necesaria para esa persona porque si no, vas a confundirla. Es mejor que solo incluyas la parte que esa persona necesite para realizar su acción.

Evita además conversaciones en grupo, en plan responder algo como ‘¿alguna opinión?’, eso es un matador de tiempo, todos tenemos una opinión y se creará un debate interminable con tu consecuente pérdida de tiempo. Usa el teléfono o algún sistema de votación por internet si hay varias opciones como lo explicamos en la web 8vidasenaccion.com.

 ELIMINA LAS SUSCRIPCIONES Y LA PUBLICIDAD

Nos suscribimos a cientos de cosas que luego no leemos, o peor aún, leemos sin estar realmente interesados, solo por si hay algo que te interese. Te aconsejo que erradiques toda suscripción o mensajes de publicidad de ofertas y que, si quieres, dediques una hora a la semana a (mejor una vez al mes o nunca para no mentirte) a entrar en las webs de esas suscripciones y de publicidad. El tiempo que ganarás es incomparable con la mejor oferta que te puedan hacer.

Si a pesar de dar de baja la suscripción te siguen llegando correos de esa web haz un filtro (busca en google como hacer filtro en el sistema de correo “y aquí pon el que tu uses”) para que todo lo que llegue directamente lo elimines.

Con este consejo, calculo que puedes ahorrar entre 10 a 20 minutos al día, lo que supondría unos 3500 minutos al año, que son casi unas 60 horas al año, suficientes para conseguir bastantes cosas en la vida.

CONTESTA Y GESTIONA EN MODO OFFLINE

Cuando estés procesando tu correo te aconsejo que cortes la conexión a internet. En los siguientes apartados te enseñaré como procesar tu correo, pero hazlo offline. Esto tiene la ventaja de evitar la entrada de más correos, que entres en enlaces que ahora no deberías ver y que te tienten a entrar y perder tiempo, que descargues archivos y ‘cotillees’ su contenido, etc.

Estando offline, solo te encargas de procesar el correo, si hay un enlace a una página web que quieres leer lo meterás en una carpeta de correos ‘leer algún día’ y cuando tu decidas que es el momento adecuado y que puedes dedicar tiempo a leer podrás ir a esa carpeta y darte un festín.

Al contestar offline, quedan todos tus mensajes en la señal de salida como coches en una carrera y cuando te conectas salen todos disparados.

NOTA: este truco no funciona si usas un correo online tipo Gmail, pero si usas un procesador como Outlook o lotus te recomiendo que lo hagas.

CORTAS RESPUESTAS PARA GANANCIA DE TIEMPO: EL MAS RAPIDO DEL OESTE

Uno de los peores hábitos que tenemos es tratar de explicar todo en un correo sin poner límites, esto es debido a que podríamos escribir prácticamente infinitamente, no hay ningún límite en la cantidad de texto que puedes enviar (bueno, esto es relativamente falso ya que casi todos los servidores ponen un límite de tamaño de Kbyte a los correos, pero para nuestro caso que hablamos de solo texto, este es prácticamente infinito).

<<Hubiera escrito una carta más corta

pero no tenía tiempo para hacerlo>>

Blaise Pascal

Este hábito tan perjudicial provoca dos cosas:

-evidentemente tu pérdida de tiempo

-la falta de foco de la persona que te va a leer ya que un correo tan largo distrae.

Piensa que, si escribes una media de 10 correos al día, y gastas unos 5 minutos con cada uno, eso son 50 minutos que podrías reducir. Algo que tengas que hacer todos los días obligatoriamente, deberías volverte un experto para hacerlo en menos tiempo.

Y no pienses que vas a ser frio o rudo por escribir de esta forma, tienes que pensar que eres conciso para mejorar la vida de otros y evitar que se distraigan.

Usa los siguientes consejos para aquellos correos que pidan respuesta para una pregunta o petición que se pueda contestar en un único correo, evitando las conversaciones con correos. Si un correo necesita y tú sabes cuales son, más de un correo para aclarar el tema, usa una llamada telefónica y resuélvelo en 2 minutos.

¿Qué es lo que realmente deberías hacer?

  1. Limitar tu texto a sólo lo esencial, SINTETIZAR ES LO MÁS IMPORTANTE DE TODO, sin florituras o texto de relleno, se directo, si quieren más aclaraciones para un tema exclusivamente importante que te llamen por teléfono, ya que hacer una conversación a base de correos te hará perder más tiempo que hacer una llamada de 5 minutos explicándolo (y solo de 5 minutos, no permitas que se convierta en una telenovela).

Si piensas que un correo no bastaría para explicarlo todo, agenda un recordatorio de llamar a dicha persona cuando a ti te convenga más.

Si la persona tiene que hacer alguna acción o tiene que elegir una opción dale toda la información. Evita lo máximo el debate y las dudas. No preguntes ¿qué preferirías?, mejor di, entre A, B y C ¿cuál eliges?

  1. Diferenciar los puntos esenciales del texto, si vas a hablar de varios temas, todas las aplicaciones de correo ponen a tu disposición un tratamiento de textos (negrita, cursiva con colores) con los que podrás distinguir poniendo títulos a los distintos temas, y sepáralos con más de un punto y aparte para que se distingan.
  2. No escribas más de 2 frases para un tema en concreto con un título, o si solo es un tema que no supere las 5 líneas. De esta forma te limitarás a lo esencial, al 20% de tu texto que de la máxima información.
  3. Si necesitas algo en un determinado momento que se haga, se explícito y marca las fechas siempre, nunca dejes abierta la posibilidad de que se retrase de una fecha concreta algo, porque si no, tenderá a no hacerse.

Piensa en tus textos de correo como si de twitter se tratara y que no te permitieran más de 160 caracteres. O como si fueras a escribir un SMS, pero contando el número de frases, a un número entre 2 a 5 por mensaje.

Puedes ver una iniciativa on-line a este respecto en http://five.sentenc.es/.

¿Qué ganamos de esta forma?

Evidentemente mucho más tiempo libre a la larga, el tiempo que pases pensando que escribir compensará cuando sintetices a los segundos que pierdes en escribir tanto texto de más actualmente.

Menor carga de trabajo. La gente no hace el trabajo anterior por falta de costumbre en pensar cómo reducir su trabajo para ganar más tiempo, normalmente prefieren escribir un kilómetro de texto y rezar para que el otro se entere de lo que quieres y te deje tranquilo.

Mejorará tu análisis y síntesis (el pensamiento 80/20 del que hablaremos más adelante). El trabajo de meditar muy bien que texto has de poner con el menor número de palabras ampliará tu zona de confort, ya que empezaras a sacar la esencia de cada tema que quieras tratar y mejorará tu capacidad de análisis y síntesis.

¿Es el correo tu mejor opción?

A veces el correo no tiene que ser la mejor opción. Valora antes de escribir un email si no es mejor opción y tardas menos tiempo, haciendo una llamada de teléfono. Esta opción solo es válida si el tema en cuestión es muy importante, e imprescindible cuando es importante y urgente (un familiar en el hospital, un fallo en tu negocio …)

Conclusión

Si manejas de forma correcta el correo puede ser una herramienta utilísima para emprender, mejorar tus finanzas, para seguir tus finanzas o para tus relaciones. Pero si la manejas de forma errónea puede hacer que consuma una cantidad ingente de tiempo de tu vida y que te estrese  sobremanera.

Prueba estos consejos y mira si provoca un cambio en tu vida para mejor. Estoy seguro de ello.

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