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David Allen, un reconocido instructor y consultor de productividad ha llevado adelante una nueva herramienta para optimizar el tiempo que toma la ejecución de las tareas diarias. Allen, para llevar adelante su teoría, analizó detalladamente toda la manera que emplea el individuo para recopilar información más allá de la mente y así poder establecer un sistema que sirva para recordar de mejor manera cada una de las actividades.

Organízate con eficacia, el título del libro redactado por Allen que permitió dar a conocer de manera detallada la teoría del “Getting Things Done”. Debido a lo complejo del asunto y lo difícil que en muchas oportunidades resulta el adaptar correctamente las traducciones, Jerónimo Sánchez (Jero Sánchez) redactó el libro GTD para Dummies, como una apuesta para mejorar acertadamente la productividad. Puedes encontrar su libro aqui totalmente gratuito gracias a su generosidad en formato pdf.

Que desarrolla

Sánchez en un texto analiza a fondo el principio impartido por Allen en cuanto a la productividad, lo interpreta y a partir de ese momento empieza a ilustrar de mejor manera a las personas que se inician dentro de las organizaciones en puestos claves para la motivación y el impulso de la productividad en las mismas.

De acuerdo al texto, lo que busca Sánchez con su libro es que se pueda implementar un GTD de manera rápida y efectiva en las organizaciones basado en que contar con un sistema funcional no requiere ni una inversión cuantiosa de tiempo, tampoco resulta complicado y sobre todo busca derribar el mito que existe sobre ello e impulsa al desarrollo de los hábitos para lograrlo.

Para hacer más comprensible la teoría de Allen en los neófitos, Sánchez evaluó siete principios claves para lograr un GTD confiable. En este sentido se plantea en primer lugar la Confiabilidad, partiendo del punto de que la mente es mala para memorizar, pero muy buena a la hora de crear.

Lo otro que impulsa Sánchez en su análisis es la acción, ello destacando que por lo general las ideas se plasman en el papel tal como salen de nuestra cabeza. Sin embargo, para conseguir mejores resultados es necesario que esas ideas sean revisadas y estructuradas de mejor manera.

Como tercer principio está el contexto. La programación que tiene la actual generación adulta no es la correcta para nuestros tiempos. La planificación adelantada no es posible en la actualidad, por ello es más importante tener organizadas las acciones por encima de las ideas y de la planificación de tareas.

En cuarto lugar está la entropía, la oportunidad que da el poder organizar el desorden en el que se envuelven las personas (muchas veces) para desarrollar algunas actividades. Siempre estarán llegando nuevas tareas por ello es importante contar con directrices claras y evitar que las nuevas asignaciones contengan alguna “basura” que genere esfuerzo innecesario o cualquier distracciones.

La relevancia es otro principio que apunta Sánchez. Hacer muchas cosas no implica que se sea más productivo. La relevancia se traduce en que “toda acción debe tener una importancia”, un verdadero sistema de organización debe indicar que se va por el camino correcto. Sánchez lo ejemplifica como “saber que se está subiendo la escalera del edificio correcto”.

Las cosas pueden ser simples, pero no excesivamente. La simplicidad, otro principio de Sánchez se resume en que las cosas sencillas generalmente funcionan mejor que las complicadas. El texto menciona el Principio de la navaja de Ockham. Asimismo, también hace énfasis que un exceso de simplicidad puede generar problemas iguales o mayores a lo que se tienen.

Finalmente se establece el principio de la naturalidad. Sánchez menciona que se debe hacer caso del funcionamiento del cerebro y del cuerpo en su manera de ejecutar y llevar a cabo las tareas. Intentar las cosas de una manera distinta a la que funcionamos se traduce en un enorme gasto mental, lo cual tanto Allen como Sánchez señalan generaría retrasos en la entrega de los proyectos.

Esto es a grandes rasgos los principales puntos del libro redactado por Sánchez. Sin embargo tanto el intelectual español como el autor de la teoría manifiestan que uno de los principales pasos a seguir para poder desarrollar más y ser mejores en la productividad es cambiar los hábitos fundamentales de recopilación de las tareas. Sacarlos de la cabeza, generarán mayores resultados.

 

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