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Sin temor a equivocarme, te puedo asegurar que todas las reuniones son una pérdida de tiempo. Siempre que puedas di un NO rotundo si te piden que vayas a una reunión, y si es tu jefe quien lo pide, trata de inventarte cualquier excusa para no ir.

LA VERDAD QUE NADIE TE HA DICHO SOBRE LAS REUNIONES

Pues la verdad, es que con la tecnología actual, somos unos memos. Podríamos trabajar los temas que se dan en una reunión previamente por correo y dado el caso, no tener que hacerla ya que se habrían llegado a las conclusiones.

<<Cuando un directivo dedica más del 25% de su tiempo a reuniones es que se organiza mal>>

Peter Drucker

El mayor filósofo de la administración del siglo XX, sus ideas fueron decisivas en la creación de la Corporación Moderna

   El caso es que aunque la gente odia las reuniones, les encanta convocarlas. Yo creo que es por dos razones:

  1. El que la convoca tiene esa sensación de poder, donde ha influido en la vida de los asistentes ya que bloquea un periodo de sus vidas en una hora y dia determinado. Como mola!, si es que soy de importantes
  2. Somos unos vagos, no queremos hacer realmente el trabajo y terminarlo de verdad o no nos tomamos el trabajo el averiguar como solucionar las cosas y queremos un montón de asistentes para que sean eso… nuestros asistentes, o peor aun, que nosotros seamos los asistentes de alguien. Una persona está controlando tu vida y no tu la tuya…. Mal camino para la consecución de tus sueños.

SI TIENES QUE IR A UNA REUNION HAZ ESTO…

ESCAPA HECHANDO LECHES CUANTO ANTES SI ESTÁS EN UNA REUNIÓN
 

Si al final has tenido que ir a una, y no tienes más remedio que estar allí, siempre avisa que te tienes que ir antes por cualquier causa, ya sea que tienes otra reunión u otro compromiso.

Nunca avises de improviso en medio de la reunión por que la gente tiende a divagar y a lo mejor te obligan a quedarte más por que no han dicho aún lo importante.

Si dices que es inevitable irte a los 30 minutos, si alguien quiere que oigas algo importante te lo hará saber antes de esa hora.

JAMÁS TE REUNAS COMIENDO
 

Esto es consecuencia de lo anterior, si queremos escapar pronto de una reunión no lo vamos a hacer si estamos en un restaurante. La gente con la comida tiende a divagar. La razón es sencilla, como nos traen los aperitivos, entre un plato y otro y hasta que llegue el postre y el café tenemos tiempo de sobra… no hablemos de eso, hablemos de nuestras vidas y cotilleemos. Y con ello, una reunión que bien podía haber finalizado en 15 minutos se convierte en una comida de hora y media y muy probablemente, os lo estéis pasando tan bien que queráis repetir y no lleguéis a nada concluyente.

NO ES UN TRABAJO DE GRUPO

Cuando en el colegio o en la universidad nos separaban en grupos para hacer un trabajo conjunto te reunias con tus compañeros y te tirabas horas para hacer algo. ¿por qué?

Pues muy sencillo, como decía en el punto anterior, no se iba con una plantilla de temas a tratar si no que se trabajaba, como todos tenemos una opinión y no compartimentábamos el trabajo para que cada uno hiciera su parte, se gastaban cientos de horas a lo largo de nuestro aprendizaje para hacer algo que si cada uno hubiéramos sabido que teníamos que hacer hubiéramos tardado un 90% menos de tiempo.

He aquí lo que te tienes que meter a fuego en la cabeza:

EN LAS REUNIONES NO SE TRABAJA, SE ORGANIZA Y SE HABLA DEL TRABAJO.

Es fundamental. Cuando hay un grupo de gente hay que saber quien hace que y como lo está haciendo, y si hay que tomar una decisión se toma pero nada más.

Este tip te va a ahorra a ti y a tus compañeros de reunión cientos de horas de pérdida de tiempo.

<<La eficacia de una reunión

es inversamente proporcional al número de participantes.

Lane Kirkland-Presidente de la Federación Americana de Organizaciones Industriales

Acuerda que tiene que hacer que y quien lo tiene que hacer. Los asuntos de cómo van las cosas deberían estar por escrito en un correo.

SI ERES TU EL QUE TIENE QUE ORGANIZAR LA REUNIÓN, HAZ ESTO…

SI TIENES QUE CONVOCAR TU UNA REUNIÓN HAZLO ANTES DE LAS COMIDAS

Y este no va en contra del anterior. La cuestión es que en España solemos comer a las 14 o 15 horas. Convocarla a las 1330 con media hora de reunión, hace que la gente quiera irse antes para ir a comer, le das un incentivo más para terminar antes.

Otra cosa es que la gente, con la bajada de azúcar, este un poco de mala leche, pero eso es otra cosa.

SIEMPRE CREA UNA PLANTILLA DE LA REUNION

Nunca vayas a una reunión sin tener un orden del día para saber los temas a tratar. Todos los asistentes tienen que tener ese orden del día y los puntos que hay que debatir.

AUTOMATIZA LAS AGENDAS PARA LAS REUNIONES

Uno de los mayores problemas que hay es ponerse de acuerdo para agendar una reunión. Que si yo ese dia no puedo, oye que ese dia no estoy en la ciudad, … un verdadero dolor de cabeza, a parte de los 20 correos que os vais a intercambiar para ver si alguien se pone de acuerdo con el día…

Puedes automatizar el proceso de poner de acuerdo a todas esas personas para quedar un día con una herramienta gratuita muy interesante. Se llama Doodle y tienes el enlace aqui.

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Solo tienes que planificar el evento con las posibles opciones de días que puedes e incluir una fila con cada asistente. Se creara un enlace que puedes mandar a cada asistente y el deberá rellenar la fila con sus preferencias. Al final saldrán contabilizados quien puede cada día y hora.

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Hay una versión premium que tiene otras opciones como sincronizar con tu calendario. Una buena opción para empresas con muchas reuniones, aunque, después del texto que he puesto en este post ya sabes que con la versión gratuita es más que suficiente.

Yo la uso para otro tipo de reuniones, la de los amigos, siendo muy util para acordar vacaciones conjuntas y demás…

USAR DOODLE PARA EMPRENDEDORES CON CITAS

Una opción que existe pero yo no he usado es que sea “publico” los espacios libres que tienes para las citas en tu agenda. La gente podrá ver solo los espacios en los que puedes tener una cita con ellos y pueden solicitar ocupar una franja para una sesión contigo. Esto te puede ahorrar muchísimo tiempo ya que son los clientes los que te agendan y no tu. Tu solo tienes que aceptar dichas reuniones cuando te las solicitan sin tener que estar buscando tus huecos libres y luego ver, en tus horas de trabajo, que citas tienes y ya está.

Una recomendación, si usas gmail, pon todas las horas que tienes ocupadas, incluidas las de irte a dormir, ya que amigos míos que lo usaron veían que había gente que les pedía reuniones a las 7 de la mañana y ellos no se levantaban hasta las 9. Tener que decir a alguien, oye, es que no puedo aceptar esa hora cuando le has dicho que busque el hueco que mejor le conveniera no es agradable.

Siempre pide por favor que usen esta herramienta, ya que les estas pidiendo que te den algo a ti, por lo menos dales algo a ellos, tu mas sincera gratitud. Te están ahorrando tiempo y trabajando por ti

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